Depósito legal

Tipografies antigues d'impremta

Qué es el depósito legal?

El depósito legal es un procedimiento legal por el cual se tienen que depositar obligatoriamente a un registro público uno o más ejemplares de todas las obras producidas con finalidad de difusión pública para garantizar la conservación y el acceso a efectos estadísticos y de investigación del patrimonio cultural del país.

La tramitación del depósito legal es obligatoria para todas las publicaciones. La entidad que gestiona el depósito legal en Cataluña es la Oficina del Depósito Legal, que depende de la Biblioteca de Cataluña. Cuando se realiza el trámite, el centro depositario del depósito legal asigna a cada publicación un código que identifica el producto. Este código está formado por la sigla DL, seguida de la sigla del centro depositario (B en el caso de Barcelona) y de un número correlativo que es asignado por orden de solicitud. Finalmente, también se añade el año de edición (por ejemplo, DL: B. 10.000-2015).

Para saber más detalles sobre las obras que se tienen que depositar obligatoriamente al Depósito Legal consultáis el enlace: Obras que hay que librar al Depósito Legal.

 

Quién tiene que tramitar el depósito legal de una publicación?

El responsable de hacer el depósito legal de las obras impresas es el editor de la publicación. También lo pueden solicitar los impresores, especialmente cuando no haya un editor comercial. Si el autor se edita su propia obra sin que intervenga ningún editor comercial, institucional o impresor, entonces tiene que solicitar él mismo directamente el número de depósito legal.

El Servicio de Publicaciones de la UAB tramita el depósito legal para sus publicaciones, es decir, aquellos libros y revistas que forman parte de su fondo editorial y de los cuales dispone de los derechos de edición y de distribución. Las tesis doctorales en formato digital, que se publican al repositorio TDX (Tesis Doctorals en Xarxa) del Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Cataluña, se incluyen dentro de esta categoría. También tramita el depósito legal para los libros que produce por encargo otros centros de la UAB.

Además, el Servicio de Publicaciones puede gestionar la tramitación del depósito legal para aquellas publicaciones que tengan un centro oficial de la Universitat Autònoma de Barcelona —servicios centrales, facultades, departamentos, institutos o grupos de investigación formalmente reconocidos— como entidad editora de la publicación. En estos casos, el responsable legal a todos los efectos será el centro que encargue al Servicio de Publicaciones esta gestión.

Si la publicación es una coedición entre diferentes instituciones o entidades, entonces quién tiene que hacer el trámite del depósito legal es la institución o entidad que se encargue de hacer o de gestionar la producción de la publicación.

Si la entidad editora de la publicación no es estrictamente un centro oficial de la UAB (es decir, tiene NIF propio), aunque esté vinculada a la UAB, entonces quién tiene que gestionar la tramitación del depósito legal es directamente la entidad editora.

En caso de que la publicación la realice un autor o autora a título personal, sea o no miembro de la UAB, la tramitación del depósito legal lo tendrá que hacer esta misma persona.

 

Cómo se tiene que tramitar el depósito legal?

Para tramitar el depósito legal de una publicación, el editor o el impresor tienen que ponerse en contacto con la Oficina del Depósito Legal y seguir el procedimiento establecido.

El Servicio de Publicaciones gestionará la tramitación del depósito legal únicamente y exclusivamente para aquellas publicaciones que tengan un centro oficial de la UAB —servicio central, facultad, departamento, instituto o grupo de investigación formalmente reconocido— como entidad editora de la publicación.

Si un centro oficial de la UAB, editor de una publicación, quiere que el Servicio de Publicaciones gestione la solicitud del depósito legal tendrá que:

  • Acceder en el web del Servicio de Publicaciones y rellenar el formulario electrónico correspondiendo con todos los datos necesarios.
  • Adjuntar, preferentemente en pdf, una autorización firmada por el responsable del centro que hace la solicitud, donde se acredite que se dispone de los derechos de publicación y se indique el número de centro de coste o proyecto donde se tienen que cargar los gastos de gestión y envío de los ejemplares correspondientes a la Oficina del Depósito Legal.

Es habitual que las publicaciones lleven a la vez ISBN y depósito legal; por lo tanto, en estos casos se puede hacer una solicitud conjunta al Servicio de Publicaciones, que tramitará la obtención de cada código ante la entidad correspondiente en cada caso.

Una vez disponga de la documentación completa, el Servicio de Publicaciones tramitará la solicitud ante la Oficina del Depósito Legal. Se tiene que prever que el plazo de respuesta, siempre que la documentación sea correcta y esté completa, puede ser aproximadamente de una semana.

En caso de que la documentación no esté completa, contenga errores u omisiones, falte la autorización firmada o no se indique el centro gestor correspondiente, se comunicará esta eventualidad al solicitante, pero no se procederá a hacer el trámite hasta que no se disponga de toda la información completa.

 

Qué hay que hacer después?

En la página de créditos se tendrá que especificar el nombre del editor y a continuación se tendrá que indicar el número de depósito legal preassignat. Una vez el libro esté imprimido, se tendrá que hacer llegar los ejemplares necesarios a la Oficina del Depósito Legal.

En caso de que el trámite se haya hecho a través del Servicio de Publicaciones, a la página de créditos se tendrá que indicar que es una edición de la Universitat Autònoma de Barcelona, con el nombre del centro editor correspondiente, y se tendrá que indicar el número de depósito legal preassignat. Además, a la cubierta del libro habrá de aparecer de forma destacada el logotipo oficial de la UAB, con el nombre del centro editor debajo, de acuerdo con el Manual de identidad e imagen corporativa de la UAB.

Cuando el libro esté imprimido se tendrán que hacer llegar al Servicio de Publicaciones de la UAB ocho ejemplares para necesidades de protocolo (archivo, bibliotecas y remisión obligatoria de ejemplares a la Oficina del Depósito Legal). Si el trámite se ha hecho conjuntamente con el ISBN, solo hay que enviar estos ejemplares una sola vez.

Si se trata de una publicación electrónica que se puede descargar desde una página web, entonces solo hay que hacer llegar un correo electrónico donde se indique la URL permanente donde estará ubicado el libro. Hay que recordar que la tramitación del depósito legal es obligatoria para cualquier publicación que tenga finalidad comercial.

Si en el ninguno de un mes de la salida de la publicación no se libran los ejemplares necesarios al Servicio de Publicaciones, el número de depósito legal preassignat quedará anulado a todos los efectos y restará sin validez legal. Hay que tener presente que la publicación de un libro o revista sin completar el trámite del depósito legal puede ser motivo de sanción, según establece la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal.